Denne artikel viser hvordan du forbinder et Klassisk SharePoint Team Site (ældre SharePoint Site i SharePoint Online) til Office 365 Groups og MS Teams. Med denne viden kan du udnytte de nyeste features i Office 365 på SharePoint Sites som du oprettede for flere år siden.

Dem som der har været på Office 365 rejsen i længere tid og benyttet SharePoint er formentlig klar over at der lige nu findes to typer SharePoint sites – ’Classic’ og ’Modern’ (Modern kan så yderligere opdeles i Team Sites og Communication Sites, men det er en anden snak – her er der kun fokus på Team Sites).

Da vi selv internt har benyttet Office 365 og SharePoint gennem flere år (siden de gode gamle BPOS dage) består vores eget intranet naturligvis af SharePoint Classic Team Sites i SharePoint Online. I dag vil vi selvfølgelig gerne gøre brug af de seneste og bedste funktionaliteter i Office 365 såsom Office 365 Groups (Unified Groups) og Microsoft Teams. Samtidigt ønsker vi dog IKKE at bruge en masse tid på at genskabe hele vores Intranet fra bunden og bruge tid på at flytte og migrere indhold rundt.

Heldigvis er det nu muligt at ’Groupify’ et eksterende SharePoint Online Classic Team Site, og få tilknyttet en Office 365 Gruppe og derefter oprette MS Teams, Planner og hvad man nu ellers ønsker at tilknytte til sin Office 365 Gruppe. Lige nu er det muligt igennem Powershell, men på et senere tidspunkt skulle det også blive muligt at gøre igennem brugergrænsefladen.

Powershell kommandoen som gør det muligt i dag er følgende:

Set-SPOSiteOffice365Group aka Groupify

Herunder er der en hurtig gennemgang der viser hvordan vi opgraderede vores lille intranet vha. denne PowerShell kommando. Nedenunder er der et billede af vores gamle intranet som gør brug af et Classic SharePoint Team Site. I dag det bliver kaldt Classic fordi i begyndelsen af 2017 begyndte Microsoft at udrulle ’Modern Team Sites’ som har en anderledes arkitektur end Classic Team Sites. Disse to betegnelser kan være ret forvirrende i dag, da et Classic Team Site rent visuelt sagtens kan ligne  et Modern Team Site – men selvom de ser ens ud, er der en stor forskel.

Pointwork Intranet built on classic SharePoint Team site

For at forbinde vores gode gamle Team Site til en Office 365 gruppe har vi brug for følgende ting:

  • En konto som er Global Administrator for vores Office 365 Tenant
  • Download og installer den seneste version af SharePoint Online Management Shell for PowerShell
  • Forbinde vores SharePoint Online tenant med
    Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com
  • Kør kommandoen for at oprette en ny Office 365 group som er forbundet med vores gode gamle klassiske Team Site
    Set-SPOSiteOffice365Group -Site [url] -Alias [Office 365 Group alias] -DisplayName [Office 365 Group display name]
  • Opret et Microsoft Team forbundet til Office 365 gruppen hvis du vil (hvilket i vores tilfælde vi gerne vil ;))

På billedet nedenunder oprettede jeg Office 365 gruppen til vores eget Intranet.

Create Office 365 Group for classic SharePoint Team site using PowerShellDette opretter selvfølgelig en fuld Office 365 gruppe med Planner, OneNote notesbog, Exchange Online mailbox osv. På dit SharePoint site kan du ser følgende ændringer:

Velkomstsiden har ændret sig til en ny Modern Page med default indhold. Den 'gamle' velkomstside er der stadig, og du kan navigere hen til den via Site Contents. Det er nemlig sådan at Classic site pages ikke kan opgraderes automatisk til Modern. Det skyldes at Page model har ændret sig radikalt og det derfor ikke kan automatiseres, og det er tvivlsomt om der nogensinde kommer sådan en funktionalitet. Dette er formentlig en af de største udfordringer hvis du ønsker 'Modern' oplevelse på dine gamle Classic SharePoint Team Sites, da det kræver manuelt arbejde. Det er dog også en mulighed at fortsætte med at bruge Classic SharePoint oplevelse, da du kan skifte velkomstsiden tilbage til at pege på den gamle 'Classic' velkomstside. 

Vi havde på forhånd allerede oprettet en Modern side på vores intranet da vi ønskede at gøre brug af nogle af de nye webparts der er tilgængelige. Så i forbindelse med opgraderingen var vi allerede klar på forhånd og ikke afhængige af at gøre brug af Classic SharePoint sider. 

Modern welcome page of Pointwork Intranet

For at færdiggøre opsætningen vil jeg gerne oprette et Microsoft Team som er forbundet med Office 365 gruppen som er forbundet til vores gamle SharePoint Site. For at gøre dette starter jeg Microsoft Teams klienten (desktop eller web interface) og vælger 'Join or create a Team'.

Jeg klikker på linket 'Create a team from an existing Office 365 group' i bunden af pop-up vinduet og finder min Office 365 group som jeg oprettede tidligere.

Klik på 'Choose team' og du får et Microsoft Team som er forbundet til gruppen. Dette opretter også en kanal med navnet "General" og oprettede dokument biblioteket "Documents" på sitet. Dernæst har jeg tilføjet et par ting til vores Intranet Team, såsom en overordnet Power BI rapport omkring fremdrift på vores udviklingsprojekter, en OneNote notesbog til mødereferater, en Planner tab til vores opgaver relateret til afdelingen/disse møder. Samt tilføjet vores fælles kalender fra Office 365 gruppen så alle kan orientere sig om kommende møder.

Pointwork Intranet Team

Hvad så nu?

Ifølge artiklen som er refereret herunder vil vi snart se groupify funktionen blive rullet ud til site collection administratorer som gør det muligt at oprette en Office 365 gruppe fra et Classic SharePoint Site uden at gøre brug af PowerShell.

Referencer